Vijf dingen te regelen alvorens een ervaring te bevestigen

Bijna elk probleem dat ik heb gezien ontstaat tussen de organisator en de reiziger begint op dezelfde plaats: iets vanzelfsprekends aan de ene kant en anders begrepen aan de andere kant. Bijna altijd zou het vermeden zijn door nog een vraag alvorens te bevestigen.

De vijf vragen

1. Hoe lang duurt het echt, van deur tot deur? Niet de lengte van de activiteit, maar de tijd dat je het pand verlaat en de tijd die je terug krijgt. Dat is het aantal dat per dag verandert.
2. Wat is inbegrepen en wat niet? Vervoer, entreekosten, gids, maaltijden, accommodatie, activiteiten. En vooral de lijst van wat er niet staat, waar misverstanden beginnen.
3. Wat gebeurt er als het weer of de omstandigheden veranderen? Is het verplaatst, vervangen, terugbetaald? Het antwoord moet er vooraf zijn, niet geïmproviseerd op de ochtend zelf.
4. Wat zijn de annuleringsvoorwaarden, voor uw datum en uw ervaring? Niet de algemene regel op de website: degene die op u van toepassing is.
5. Wie begeleidt je en hoe neem je contact met ze op? Een naam, een nummer, een manier om ze te bereiken als iets niet klopt.

De schriftelijke samenvatting is geen formaliteit

Een chatbericht waarin staat dat alles goed is voor donderdag is geen bevestiging. De bevestiging is het document waar u beschikbaarheid, route, prijs, voorwaarden en betalingsvoorwaarden, en die u terug kunt gaan naar in twee weken tijd wanneer u niet meer herinneren wat er werd gezegd.

Als iemand terughoudend is om deze dingen op papier te zetten, dan is die terughoudendheid al de informatie die je zocht.

Geen van deze vijf vragen is onbeleefd. Het zijn dezelfde die ik zou willen vragen als ik een reis naar de andere kant van de wereld zou organiseren, en iedereen die serieus werkt is blij om ze te beantwoorden.